3. Bruker du ord og formuleringer som er presise og forståelige for alle leserne?

I tråd med kommunikasjonsstrategien vår skal vi skrive forståelig og bruke et enkelt, tydelig språk. Språkloven pålegger oss å bruke et språk som er klart, korrekt og tilpasset mottakerne. I tillegg må vi være faglig presise og følge regelverket også innenfor ulike fagområder.  Så hvordan får vi til alt dette? 

Tilpass språket til den aktuelle leseren og sammenhengen

Det finnes ingen tryllegrep som gjør alle tekster forståelige for alle mulige lesere. Det viktigste er å tilpasse teksten så godt du kan til den aktuelle leseren og sammenhengen – med sunn fornuft kommer du langt. Er du i tvil, er det lurt å tenke gjennom hva du vet om målgruppa: Kan det hende at leserne har dårlig tid, lesevansker eller liten erfaring med tekster fra det offentlige? Har noen av dem kanskje norsk som andrespråk? Er det sannsynlig at de kjenner fagbegrepene?

Skriv slik du ville ha sagt det

Den enkleste veien til klarspråk går via det muntlige språket. Unngå derfor formuleringer som du ikke ville ha brukt muntlig overfor de samme personene. Skriv at vi skal «nå målet» heller enn å «realisere målbildet». Og: Vi sier jo ikke «dette brev», så skriv heller «dette brevet».

• Bruk «du», «vi/me» og konkrete navn for å få tydelig fram roller og ansvar. Skriv heller «Du får innvilget søknaden om forskjøvet læretid» enn «Det innvilges forskjøvet læretid». Det er også bedre å skrive «Dere får tilskudd til å restaurere og vedlikeholde verneverdig fartøy» enn bare «Søknaden innvilges».
• Bruk enkle verb der du kan, og vær oppmerksom på unødvendig kompliserte substantivuttrykk. Skriv heller at du skal «evaluere en sak» enn at du skal «gjennomføre en evaluering». Det er altså bedre å «spise lunsj» enn «å foreta lunsjavvikling».
• Bruk gjerne fagbegreper for å uttrykke deg presist, men 
  — bruk dem bevisst og bare når det ikke finnes allment tilgjengelige synonymer
  — vær sikker på at alle leserne forstår, og skriv gjerne inn en forklaring i en parentes eller i en ekstra setning

Eksempler - presis og forståelig

Sammenlign tekstene under: Hvilke forskjeller legger du merke til?

Eksempel 1: Byråkratisk språk

Her er sammendraget formulert i et unødvendig byråkratisk språk:

Eksempel som tekst

Orientering om overtakelse av statlige fiskerihavner

Sakens gang

Saksnummer: xx/xxxx
Møtedato: xx.xx.xxxx
Utvalg: Samferdselsutvalget, Regional-, kultur- og næringsutvalget, Fylkesutvalget, Fylkestinget

Sammendrag

Eierskap, forvaltning, drift og videre gjennomføring av utbygging av statlige fiskerihavner ble i 2020 overført fra Kystverket til fylkeskommunene. Gjennom denne sak legges informasjon frem til orientering om hvordan denne oppgave ivaretas av Rogaland fylkeskommune.

Eierskapet i fiskerihavnene skal forvaltes av fylkeskommunen til det beste for fiskeriinteressene. I mange av havnene er det ledig kapasitet utover det som benyttes av fiskeriinteressene og det søkes gjennom fylkeskommunen å finne gode løsningsmodeller med lokale interesser i de enkelte havnene med sikte på å foreta best mulig utnyttelse av ledig kapasitet.

Fylkeskommunen erfarer at det er et betydelig vedlikeholdsetterslep. Målsettingen er å forsøke å avhende de ikke næringsmessig aktive fiskerihavnene i henhold til avhendingsinstruks som bygg- og eiendomsavdelingen har under utarbeidelse.

Eksempel 2: Muntlig språk

Her er sammendraget formulert omtrent slik vi ville ha sagt det:

Eksempel som tekst

Orientering om overtakelse av statlige fiskerihavner

Sakens gang

Saksnummer: xx/xxxx
Møtedato: xx.xx.xxxx
Utvalg:  Samferdselsutvalget, Regional-, kultur- og næringsutvalget, Fylkesutvalget, Fylkestinget

Sammendrag

Kystverket overførte i 2020 eierskapet, forvaltningen, driften og den videre utbyggingen av statlige fiskerihavner til fylkeskommunene. Fylkeskommunene skal forvalte eierskapet i fiskerihavnene til det beste for fiskeriinteressene. Denne saken orienterer om hvordan Rogaland fylkeskommune ivaretar denne oppgaven.

I mange av havnene er det ledig kapasitet. Fylkeskommunen arbeider derfor sammen med lokale interesser for å finne gode løsninger for å utnytte den ledige kapasiteten.

I mange av fiskerihavnene er det dessuten et betydelig behov for vedlikehold. Fylkeskommunen ønsker derfor å selge fiskerihavnene der det ikke er næringsaktivitet i dag. Salgene skal skje i tråd med avhendingsinstruksen som bygg- og eiendomsavdelingen utarbeider.